आम तौर पर बदलाव छोटा होता है। कोई तारीख़ जो खिसक गई, कोई नाम जिसकी स्पेलिंग ग़लत है, किसी कॉन्ट्रैक्ट का एक पैराग्राफ़ जिसे दूसरा पक्ष दोबारा लिखवाना चाहता है। दिक़्क़त यह है कि आपके पास सिर्फ़ PDF है, और PDF एडिट न होने के लिए ही बनी होती हैं। एक लाइन बदलने के लिए बारह पेज दोबारा टाइप करना बेतुका लगता है, और PDF से टेक्स्ट कॉपी करने पर टूटी लाइनों और ग़ायब स्पेसिंग का ढेर मिलता है।
PDF को वापस Word में बदलना समझदारी भरा जवाब है, लेकिन नतीजे इस पर बहुत निर्भर करते हैं कि आप किस तरह की PDF से शुरू कर रहे हैं। यह गाइड बताती है कि कुछ PDF लगभग पूरी तरह सही क्यों बदलती हैं और कुछ हर क़दम पर क्यों परेशान करती हैं, सबसे साफ़ Word डॉक्यूमेंट कैसे पाएँ, और स्कैन, टेबल और उलझे लेआउट के साथ क्या करें।
PDF को एडिट करना मुश्किल क्यों होता है
PDF में असल में पैराग्राफ़ नहीं होते। उसमें इस तरह के निर्देश होते हैं: "ये अक्षर, इस फ़ॉन्ट में, पेज पर ठीक इस बिंदु से शुरू करके बनाओ"। उसमें यह समझ पहले से नहीं होती कि कोई वाक्य अगली लाइन पर कहाँ जारी रहता है, टेक्स्ट के कौन से ब्लॉक एक कॉलम के हैं, या कौन सी लाइनें मिलकर टेबल बनाती हैं।
जब आप PDF को Word में बदलते हैं, तो कन्वर्टर को यह सब फिर से समझना पड़ता है: अक्षरों को शब्दों में, शब्दों को लाइनों में, लाइनों को पैराग्राफ़ में जोड़ना, और टेबल और इमेज पहचानना। इसीलिए अच्छा कन्वर्टर मायने रखता है, और आपके पास किस तरह की PDF है, यह और भी ज़्यादा मायने रखता है।
वह एक सवाल जो सब तय करता है: टेक्स्ट या स्कैन?
बदलने से पहले पता करें कि आपके पास किस तरह की PDF है। उसे खोलें और माउस से कोई वाक्य सेलेक्ट करके देखें।
- आप अलग-अलग शब्द सेलेक्ट कर पाते हैं। PDF किसी सॉफ़्टवेयर से बनी है, जैसे Word, Google Docs या कोई अकाउंटिंग सिस्टम, और उसमें असली टेक्स्ट है। यह अच्छी तरह बदलेगी।
- सेलेक्ट करने पर पूरा पेज एक ब्लॉक की तरह चुना जाता है, या कुछ भी नहीं। PDF किसी पेज का स्कैन या फ़ोटो है। उसके अंदर कोई टेक्स्ट नहीं है, सिर्फ़ टेक्स्ट की तस्वीर है।
स्कैन की गई PDF सीधे एडिट होने लायक़ Word डॉक्यूमेंट नहीं बन सकती, क्योंकि उसमें एडिट करने को कुछ है ही नहीं। उसे बदलने पर पेजों की इमेज वाली Word फ़ाइल मिलती है। हल यह है कि पहले उसे OCR PDF से गुज़ारें, जो इमेज में अक्षर पहचानकर एक असली टेक्स्ट लेयर जोड़ता है। सीधे और अच्छी रोशनी वाले स्कैन सबसे अच्छी पहचान देते हैं, इसलिए हो सके तो टेढ़े या धुंधले पेज पहले दोबारा स्कैन करें।
PDF को Word में कैसे बदलें
- PDF to Word खोलें और अपनी PDF चुनें (100 MB तक)।
- कन्वर्ट करें। PDF हमारे सर्वर पर pdf2docx से दोबारा बनाई जाती है, जो एक ओपन-सोर्स कन्वर्टर है और हर पेज के टेक्स्ट, फ़ॉन्ट, टेबल और इमेज का विश्लेषण करके उन्हें सामान्य Word कंटेंट के रूप में फिर से बनाता है।
- .docx फ़ाइल डाउनलोड करें और उसे Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice या Pages में खोलें।
- अपने बदलाव करें, फिर काम पूरा होने पर नई PDF सेव या एक्सपोर्ट करें।
फ़ाइल HTTPS से जाती है और Word डॉक्यूमेंट लौटते ही सर्वर से डिलीट कर दी जाती है। अगर PDF पासवर्ड से सुरक्षित है, तो पहले Unlock PDF से पासवर्ड हटाएँ; एन्क्रिप्टेड फ़ाइलें खुलने तक कोई कन्वर्टर उन्हें नहीं पढ़ सकता।
क्या साफ़ बदलता है, और किसे ठीक करना पड़ता है
टेक्स्ट वाली PDF में ज़्यादातर कंटेंट पेजों की तस्वीरों के बजाय सही, एडिट होने लायक़ Word कंटेंट के रूप में वापस आता है:
| कंटेंट | आम तौर पर |
|---|---|
| पैराग्राफ़ और हेडिंग | फ़ॉन्ट और साइज़ के साथ एडिट होने लायक़ टेक्स्ट के रूप में दोबारा बनते हैं |
| बोल्ड, इटैलिक और रंग | बने रहते हैं |
| सादी टेबल | असली Word टेबल के रूप में दोबारा बनती हैं |
| इमेज और लोगो | डॉक्यूमेंट में लगा दिए जाते हैं |
| बुलेट और नंबर वाली लिस्ट | आम तौर पर बनी रहती हैं; कभी-कभी नंबरिंग टाइप किए नंबर बन जाती है |
| कई कॉलम वाले लेआउट | दोबारा बनते हैं, कभी-कभी अतिरिक्त स्पेसिंग ठीक करनी पड़ती है |
| एक-दूसरे पर चढ़े टेक्स्ट बॉक्स और डिज़ाइन-भारी पेज | काफ़ी सफ़ाई की ज़रूरत पड़ सकती है |
जो डॉक्यूमेंट शुरू में Word में बने थे, जैसे पत्र, कॉन्ट्रैक्ट, रिपोर्ट और CV, वे मूल के सबसे क़रीब वापस आते हैं, क्योंकि उनका स्ट्रक्चर सादा होता है। मैगज़ीन लेआउट, ब्रोशर और बहुत सारे जगह-जगह रखे बॉक्स वाले फ़ॉर्म सबसे मुश्किल होते हैं, क्योंकि मूल सॉफ़्टवेयर ने हर एलिमेंट को पेज पर कहीं भी रखा था और Word को उसका अंदाज़ा लगाना पड़ता है।
ज़्यादा साफ़ Word डॉक्यूमेंट के सुझाव
- सिर्फ़ ज़रूरी पेज बदलें। अगर 60 पेज की रिपोर्ट के सिर्फ़ दो पेज एडिट करने हैं, तो पहले उन्हें Split PDF से निकाल लें। छोटी फ़ाइल जल्दी बदलती है और जाँचने को कम छोड़ती है। PDF से पेज निकालने की हमारी गाइड इसका तरीक़ा बताती है।
- बदलने के बाद Word में फ़ॉर्मेटिंग मार्क चालू करें। पैराग्राफ़ मार्क और सेक्शन ब्रेक देखने से लेआउट तोड़े बिना स्पेसिंग ठीक करना बहुत आसान हो जाता है।
- हर पैराग्राफ़ नहीं, स्टाइल ठीक करें। अगर हेडिंग सही फ़ॉन्ट लेकिन ग़लत स्पेसिंग में आती हैं, तो हर हेडिंग हाथ से बदलने के बजाय हेडिंग स्टाइल एक बार बदलें।
- फ़ॉन्ट जाँचें। अगर PDF में ऐसा फ़ॉन्ट था जो आपके पास इंस्टॉल नहीं है, तो Word उसकी जगह दूसरा दिखाता है। या तो फ़ॉन्ट इंस्टॉल करें या स्टाइल को अपने पास मौजूद फ़ॉन्ट पर बदलें।
- लाइन-दर-लाइन टूटे पैराग्राफ़ पर नज़र रखें। कभी-कभी कोई पैराग्राफ़ अलग-अलग लाइनों के रूप में आता है। टेक्स्ट सेलेक्ट करके मैन्युअल लाइन ब्रेक को स्पेस से बदलने पर वह फिर जुड़ जाता है।
जब सिर्फ़ आँकड़े चाहिए: Excel इस्तेमाल करें
अगर बदलने की वजह कोई टेबल है, जैसे बैंक स्टेटमेंट, प्राइस लिस्ट या आँकड़ों से भरा इनवॉइस, तो अक्सर Word सही मंज़िल नहीं है। Word की टेबल पढ़ने के लिए ठीक हैं, लेकिन जोड़-घटाव और sorting के लिए भद्दी हैं।
PDF to Excel हर टेबल को उसकी अपनी स्प्रेडशीट शीट में निकालता है, फ़िल्टर और कैलकुलेशन के लिए तैयार। PDF से टेबल Excel में निकालने की हमारी गाइड स्टेटमेंट और इनवॉइस को विस्तार से बताती है।
एडिट करना और फिर वापस PDF बनाना
बदलाव हो जाने के बाद, आम तौर पर आपको फिर से PDF चाहिए होगी, भेजने के लिए भी और लेआउट को अपनी जगह स्थिर करने के लिए भी। Word डॉक्यूमेंट सेव करें और उसे Word to PDF से बदलें। लेआउट खिसकाए बिना Word को PDF में बदलने की हमारी गाइड वे बारीकियाँ बताती है, जैसे ट्रैक किए बदलाव स्वीकार करना और फ़ॉन्ट जाँचना, जिनसे आख़िरी PDF प्रोफ़ेशनल दिखती है।
दूसरों के डॉक्यूमेंट एडिट करने के बारे में एक बात
PDF बदलने से वह एडिट होने लायक़ बन जाती है, और इसके साथ ज़िम्मेदारी आती है। अगर आप किसी और का लिखा कॉन्ट्रैक्ट, कोटेशन या आधिकारिक पत्र बदल रहे हैं, तो उन्हें साफ़ बताएँ कि आपने उसे एडिट किया है; चुपचाप बदला डॉक्यूमेंट भेजने के बजाय ट्रैक किए बदलाव या निशान लगी कॉपी भेजें। ख़ासकर साइन किए गए डॉक्यूमेंट को एडिट करके ऐसे दोबारा नहीं भेजना चाहिए जैसे वह मूल हो।
जब आप बदला हुआ डॉक्यूमेंट अपने संगठन के बाहर शेयर कर रहे हों, तो उसमें ऐसी जानकारी भी जाँचें जिसे आप शामिल नहीं करना चाहते थे। बदलने से कुछ नहीं हटता, इसलिए अकाउंट नंबर, पते और अंदरूनी नोट सब साथ आते हैं। अगर किसी PDF को कुछ जानकारी हटाकर भेजना है, तो एडिट करने से redact करना ज़्यादा सुरक्षित है; PDF को सही तरह redact करने की हमारी गाइड बताती है कि Word में बनाया काला बॉक्स काफ़ी क्यों नहीं है।
समस्याएँ और उनके हल
Word फ़ाइल में सिर्फ़ पेजों की इमेज हैं। PDF एक स्कैन है। पहले उसे OCR PDF से गुज़ारें, फिर नतीजे को बदलें।
टेक्स्ट ग़लत क्रम में है या कॉलम मिल गए हैं। PDF में जटिल लेआउट है। Word में ब्लॉक काट-चिपकाकर ठीक करें, या सिर्फ़ प्रभावित पेज बदलकर उन्हें दोबारा बनाएँ।
हर जगह स्पेसिंग थोड़ी गड़बड़ है। डिज़ाइन किए डॉक्यूमेंट में यह सामान्य है। लाइन-दर-लाइन के बजाय स्टाइल में पैराग्राफ़ स्पेसिंग ठीक करें।
कुछ अक्षर ग़लत दिखते हैं। हो सकता है PDF में असामान्य encoding वाला फ़ॉन्ट हो। प्रभावित शब्द दोबारा टाइप करना आम तौर पर सबसे तेज़ है।
कन्वर्ज़न फ़ेल हो जाता है। जाँचें कि फ़ाइल पासवर्ड से सुरक्षित या ख़राब तो नहीं है। Repair PDF उन फ़ाइलों को ठीक कर सकता है जो स्ट्रक्चर की गड़बड़ी की वजह से नहीं खुलतीं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या Word डॉक्यूमेंट एडिट हो सकेगा?
हाँ। टेक्स्ट, पैराग्राफ़ और टेबल सामान्य Word कंटेंट के रूप में दोबारा बनते हैं, इसलिए आप उन्हें सीधे बदल सकते हैं।
क्या स्कैन की गई PDF बदल सकते हैं?
स्कैन इमेज के रूप में निकलते हैं, क्योंकि उनमें टेक्स्ट नहीं होता। पहले टेक्स्ट पहचानने के लिए OCR चलाएँ, फिर बदलें।
नतीजा कौन से प्रोग्राम खोलते हैं?
Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice और Apple Pages, सभी .docx फ़ाइलें खोलते हैं।
क्या मेरी PDF सेव होती है?
नहीं। वह HTTPS से भेजी जाती है, बदली जाती है, आपको लौटाई जाती है और तुरंत सर्वर से डिलीट कर दी जाती है।
क्या यह मुफ़्त है?
हाँ, बिना साइन-अप या वॉटरमार्क के।
सबसे पहले जाँचें कि आपकी PDF में असली टेक्स्ट है या नहीं, उसे PDF to Word से बदलें, और अलग-अलग लाइनों के बजाय स्टाइल ठीक करने में कुछ मिनट लगाएँ। रोज़मर्रा के ज़्यादातर डॉक्यूमेंट के लिए, लॉक PDF को फिर से काम करने लायक़ बनाने में बस इतना ही लगता है।
